We hebben ons uiterste best gedaan om al je (mogelijke) vragen te beantwoorden in dit exposantenhandboek. Mocht je na het lezen ervan nog steeds (specifieke) vragen hebben, dan kun je contact opnemen met onze Operations Manager Michel Oud michel@materialdistrict.com of  06 – 24 34 85 81 (telefonisch ma t/m do tijdens kantooruren, op- en afbouw en openingstijden beurs).

Catalogus & promotie

 

Als onderdeel van jullie deelname aan MaterialDistrict Rotterdam publiceren we jullie bedrijfs- en productinformatie in de gedrukte bezoekerscatalogus (oplage 5.000) en op de MaterialDistrict Rotterdam-website. Hiervoor ontvangen we graag de volgende gegevens:

 

 

Deadline 15 januari 2020

 

Gebruiken jullie MaterialDistrict Rotterdam om een noviteit te lanceren?

Laat het ons weten, zodat we jullie noviteit extra onder de aandacht kunnen brengen op social media.

 

Wil je ook onze extra promotiemiddelen voor de beurs inzetten?

Het succes van jullie beursdeelname kunnen jullie vergroten met bijvoorbeeld een publicatie van jullie noviteit(en) in de MaterialDistrict Rotterdam Webspecial (noviteitennieuwsbrief, 75.000 abonnees) of met een advertentie in de officiële beurscatalogus (oplage 5.000).

 

Neem contact met ons op om deze extra promotiemogelijkheden te bestellen.

Toegang, betaling en badges

 

Opbouwbadges

Voor het opbouwen van jullie stand zijn opbouwbadges nodig. Deze opbouwbadges worden je als PDF gemaild. De badges kun je voor elke medewerker uitprinten. Iedereen die tijdens de opbouw aanwezig is moet deze ingevuld kunnen tonen.

LET OP: de opbouwbadges worden uitsluitend afgegeven als de factuur volledig is voldaan.

 

Standbemanningsbadges

Tijdens de beursdagen zijn standbemanningsbadges nodig. Deze zijn persoonsgebonden (en expliciet niet bedoeld voor jullie gasten, daarvoor gebruiken jullie de uitnodigingskaarten/-link!) en kun je hier gratis bestellen (deadline 1 maart 2020). LET OP: de QR-code waarmee je de standbemanningsbadges kunt afhalen wordt je uiterlijk in de week voor aanvang van de beurs gemaild. Print deze uit en neem hem mee.

Locatie, Route en Parkeren

 

MaterialDistrict Rotterdam vindt van 17 tot en met 19 maart 2020 (10:30 – 19:00) plaats in Hal 1 van Rotterdam Ahoy, Ahoyweg 10, 3084 BA, Rotterdam.

 

Parkeerabonnementen exposantenparkeerplaatsen

Driedaagse parkeerabonnementen voor de exposantenparkeerplaatsen kun je hier bestellen.

LET OP: Parkeerkaarten ontvang je uiterlijk 1 week voorafgaande aan het event digitaal via e-mail.

Tijdens het oprijden van het parkeerterrein dien je je QR-code bij de paal te scannen! Zo wordt je kenteken opgeslagen en kan je na je bezoek zo van het terrein afrijden.  Het abonnement is geldig voor P1.

 

Overige parkeervoorzieningen

Parkeren is ook mogelijk zonder abonnement. Je betaalt bij Rotterdam Ahoy € 14,- (dagtarief tijdens opmaak van deze handleiding) voor een personenauto.

 

Parkeren tijdens op- en afbouw

Voor vrachtwagens en bestelbussen hanteren wij een laad- en losregeling op P4 met een maximale duur van 1 uur. Dit om iedereen goede toegang te garanderen en opstoppingen te voorkomen.

 

Exposantenborrel

 

Op dinsdag 17 maart vindt van 19:00 tot 20:00 uur de exposantenborrel plaats in het algemene foodcourt op de beursvloer (in het midden tussen beide theaters in). Alle exposanten en eventpartners zijn van harte welkom. Onder het genot van een hapje en een drankje reiken wij de Exhibitors’ Awards uit. En worden tevens de deelnamemogelijkheden voor MaterialDistrict 2021 gepresenteerd.

 

Exhibitors’ Awards 

We belonen de exposanten met de meest effectieve marketingcampagne (meeste voorgeregistreerde bezoekers, peildatum 17 maart 2020 10:30 uur) tijdens de Exhibitors’ Awards. Meer informatie hierover volgt later.

Hotel

 

Reserveer je verblijf op tijd en gebruik deze link voor de beschikbaarheid van hotels in de buurt van Rotterdam Ahoy.

Internet

 

Tijdens MaterialDistrict Rotterdam is gratis WiFi-internet beschikbaar. Aan deze gratis service kunnen geen rechten worden ontleend, de kwaliteit is sterk afhankelijk van het aantal gebruikers en niet geschikt voor professioneel gebruik. Heb je een stabiele internetverbinding nodig voor jullie beursdeelname? Dan adviseren we je een WiFi-voucher te bestellen voor toegang tot het professionele WiFi-netwerk.

 

Hebben jullie een pluspakket afgenomen (controleer hier)? Dan is een WiFi-voucher inbegrepen.

Exhibitors- en Prepaid cateringcard

 

Exhibitors’ Lounge

Buiten de beurshal bevindt zich op de eerste verdieping de Exhibitors’ Lounge. Deze is exclusief voor onze exposanten; je kunt hier een lunch nuttigen, een drankje doen, maar ook met je relaties rustig in gesprek te gaan.

 

 

Prepaid cateringcard

Jullie standbemanning krijgt een prepaid cateringcard met € 60,- saldo. Met de cateringcard kunnen zij eten & drinken kopen in de Exhibitors’ Lounge, bij de cateringpunten en op de beursvloer. LET OP: de prepaid cateringcards kunnen bij het organisatiekantoor worden opgehaald na oplevering van jullie stand (zie hoofdstuk “Standpresentatie”), voor inontvangstneming is een handtekening vereist.

 

Meer uitgegeven dan het totaal aan jullie beschikbaar gestelde prepaid tegoed? Dan wordt het verschil na afloop van MaterialDistrict Rotterdam aan jullie gefactureerd door Rotterdam Ahoy (Let op! Het tegoed is per kaart en kan niet worden verrekend met tegoed op andere kaarten!). Eventueel resterend tegoed op jullie prepaid cateringcard(s) is niet-restitueerbaar.

 

Het aantal prepaid cateringcards dat jullie ontvangen, is afhankelijk van welk type stand jullie hebben gekozen (bekijk hier jullie aantal prepaid cateringcards).

Standpresentatie

 

Inleiding

Het grote succes achter MaterialDistrict Rotterdam is het zogenaamde “Curated Tradeshow”-format van de beurs. Exposanten maken deel uit van een totaalconcept, waarin de beleving en informatie-/inspiratiebehoeftes van onze bezoekers centraal staan. MaterialDistrict biedt jullie een krachtig en effectief platform waarbinnen een aantal belangrijke basisprincipes gelden. Principes die hun waarde de afgelopen 14 edities voor onze exposanten hebben bewezen en die we samen met jullie gaan toepassen om tot een effectieve standpresentatie te komen.

 

Onze basisprincipes

PRINCIPE 1. Jullie materialen staan centraal: De bezoeker wil met alle zintuigen in aanraking kunnen komen met nieuwe materialen. Logo’s en pay-offs zijn daarom secundair aan jullie presentatie, jullie materialen spelen de hoofdrol in jullie stand.

 

PRINCIPE 2. Jullie stand heeft een open karakter: De bezoeker wil op ontdekkingsreis op de beursvloer en snel contact kunnen leggen met de exposanten. Hoe opener jullie stand, hoe meer bezoekers deze trekt. En hoe meer bezoekers, hoe meer leads.

 

PRINCIPE 3. Jullie stand is om door een ringetje te halen: Geen doelgroep zo kritisch als architecten en designers. Is je standpresentatie verzorgd, dan schept dat vertrouwen bij jullie doelgroep en vergroot je de kans op nieuwe projecten. Het tegenovergestelde is ook waar; bijna geen ontwerper schrijft materialen voor van een fabrikant die een standaard, onverzorgde en rommelige standpresentatie heeft. Gebruik van rolbanners, standaard meubilair etc. is daarom niet toegestaan.

 

PRINCIPE 4. Jullie stellen de bezoeker centraal: Aandacht van onze bezoekers trek je door nieuwe materialen te laten zien en uit te stralen dat de bezoeker welkom bij jullie is. Verbied daarom in jullie stand het gebruik van smartphones (m.u.v. scannen van leads), zorg dat standbemanning netjes en verzorgd oogt (en handelt) en gebruik liever geen zitmeubilair in je eigen stand (hiermee faciliteer je namelijk een ongewenste passieve houding van jullie standbemanning).

 

Onze stands

Cubical 1/8 Cubical 1/4 Cubical 1/2 Cubical 1/1
       
·  4,5 m2

·  Lichtgrijs vilt tapijt

·  Presentatiekubus 1×1 m

·  1x logobordje A3

·  Egaal aangelicht

·  Max. 1 persoon standbemanning

·  9 m2 (ca. 3×3 m)

·  Lichtgrijs vilt tapijt

·  Pergolastand, zwart

·  Max. 1 achterwand

·  1x logobordje, ca. 50×70 cm

·  Egaal aangelicht

·  Max. 2 personen standbemanning

·  18 m2 (ca. 3×6 m)

·  Lichtgrijs vilt tapijt

·  Pergolastand, zwart

·  Max. 2 achterwanden

·  2x logobordje, ca. 50×70 cm

·  Egaal aangelicht

·  Max. 4 personen standbemanning

·  36 m2 (ca. 6x6m)

·  Lichtgrijs vilt tapijt

·  Pergolastand, zwart

·  Max. 4 achterwanden

·  4x logobordje, ca. 50×70 cm

·  Egaal aangelicht

·  Max. 8 personen standbemanning

download richtlijnen download richtlijnen download richtlijnen download richtlijnen

 

Extra stopcontact, lichtspots, meubilair (balie e.d.), etc., bestel je via onze webshop (info volgt) (deadline 15-1-2020).

 

 

Jullie standontwerp indienen

Graag helpen we je om een zo’n optimaal mogelijk resultaat te behalen met jullie deelname aan MaterialDistrict Rotterdam. We vragen jullie een standontwerp in te dienen dat voldoet aan de 4 basisprincipes zoals hierboven omschreven. Om het je makkelijk te maken, kun je hierboven de ontwerprichtlijnen downloaden. Als je deze volgt, is de kans groot dat je ontwerp voldoet aan de MaterialDistrict Rotterdam-principes.

 

Het standontwerp zal door ons worden beoordeeld, na onze goedkeuring kunnen jullie overgaan tot de productie van jullie stand. Upload hier je standontwerp (deadline 15-1-2020).

 

Adviessessies op kantoor MaterialDistrict

Ons ontwerpteam kan jullie helpen bij het ontwerpen van een effectieve standpresentatie. Heb je hulp nodig van een van onze ontwerpers? Kom dan naar één van onze adviessessies op ons kantoor in Naarden. Aanmelden voor de adviessessies kan op deze pagina.

 

Oplevering van de stand op de beurs

Jullie stand wordt op de opbouwdag (maandag 16 maart) samen met jullie (standbouwer) opgeleverd om er zeker van te zijn dat jullie stand is uitgevoerd overeenkomstig het door ons goedgekeurde ontwerp. Na oplevering van de stand kunnen jullie maandag 16 maart of dinsdagochtend 17 maart alle benodigde spullen voor jullie standbemanning (cateringcards, parkeerkaarten, badges, etc.) ophalen bij het organisatiekantoor.

Prints (achterwand)

 

Wil je een eigen visual op jullie achterwand, dat kan! (informatie volgt).

Bezoekerswerving & Leadscanning

 

Bezoekerswerving

Het succes van de beurs wordt mede bepaald door de inspanningen van de exposanten om bezoekers te werven. Iedere exposant krijgt daarom een unieke registratielink en gedrukte algemene uitnodigingskaarten om relaties mee uit te nodigen.

 

Ter ondersteuning van jullie bezoekerswerving stellen wij ook campagnemateriaal en digitale banners ter beschikking. Deze kun je (wanneer beschikbaar) hier downloaden. Vergeet vooral niet MaterialDistrict Rotterdam te promoten via social media. #MDR2020 #MaterialDistrictRotterdam

 

Inspiratie nodig voor jullie bezoekerscampagne? Bekijk hier ons webinar met tips & tricks voor exposanten.

 

Leadscanning

Voor de voorregistratie van bezoekers maken we gebruik van het bezoekersregistratiesysteem. Bezoekers ontvangen bij aankomst op de beurs een persoonlijke badge met een streepjescode. Wil je de mogelijkheid om op jullie standbezoekers te scannen door middel van een leadscanner? Bestel dan de leadscan-app! (informatie volgt).

 

Hebben jullie een pluspakket afgenomen (controleer hier)? Dan is de leadscan-app inbegrepen.

Timetable

 

Opbouw

 

07:00-23:00         Maandag 16 maart 2020

 

Openingstijden beurs

 

10:30-18:30           Dinsdag 17 maart 2020 (exposantenborrel 19:00-20:00 uur)

 

10:30-20:30          Woensdag 18 maart 2020

 

10:30-17:30           Donderdag 19 maart 2020

 

Afbouw

 

17:30-23:00          Donderdag 19 maart 2020

 

08:00-12:00          Vrijdag 20 maart 2020 (alleen voor Cubical 1/1 en 1/2 stands)

 

 

Jullie standbemanning heeft op alle beursdagen 1 uur vóór openingstijd en 1 uur na sluitingstijd toegang tot de beurs.

Hospitality

 

Het succes van jullie beursdeelname wordt voor een belangrijk deel bepaald door de positieve ervaring van de bezoeker. De filosofie hierachter is: bij MaterialDistrict Rotterdam stap je een andere, inspirerende wereld binnen. Voor een optimale bezoekerservaring hebben we daarom een paar richtlijnen opgesteld.

 

  • Jullie standbemanning heeft alle aandacht voor onze bezoekers; het draait om hen.
  • De stand en het witte tapijt blijven schoon en opgeruimd (geen losse rommel en afval) zodat alle aandacht naar jullie mooie materialen gaat.
  • Voor de momenten die jullie standbemanning nodig heeft om even te eten of mail te checken, gebruiken zij de daarvoor aangewezen cateringplekken & exposantenlounge.
  • Jullie stand blijft altijd bemand tijdens beursopeningstijden.
  • We tonen respect voor en gastvrijheid aan onze bezoekers, dus de opbouw van de stand dient gereed te zijn vóór opening van de beurs, de afbouw van de stand start pas na sluitingstijd van de beurs.

Opslag & logistiek

 

Heb je logistieke ondersteuning nodig tijdens het op- en afbouwen van je stand of heb je opslagcapaciteit voor je beursmaterialen nodig? Lees dan dit document.

 

Wil je voor tijdens de beurs een locker of een balie huren? Deze kun je binnenkort bestellen via onze webshop (informatie volgt) (deadline 15-1-2020).

 

Hebben jullie een pluspakket afgenomen (controleer hier)? Dan is een locker voor jullie standbemanning inbegrepen. Het aantal lockers dat jullie krijgen, is afhankelijk van welk type stand jullie hebben gekozen (bekijk hier jullie aantal lockers).

Webshop

 

Om je aanwezigheid op de beurs te optimaliseren, kun je verschillende extra producten en diensten bestellen via onze webshop (informatie volgt) (deadline 15-1-2020).

 

In de week na 15 februari 2020 worden de eventueel door jullie bestelde extra’s gefactureerd. Deze factuur dient te zijn voldaan voor aanvang van de beurs.

Algemene voorwaarden

 

De algemene voorwaarden van MaterialDistrict zijn hier beschikbaar.